Definición básica
La nómina es el documento que refleja todas las obligaciones del empleador frente a sus trabajadores. Incluye el cálculo y pago de salarios, prestaciones sociales, aportes a seguridad social, parafiscales y retenciones de ley. En Colombia, la gestión adecuada de la nómina no solo garantiza el cumplimiento de la normativa laboral y tributaria, sino que también es clave para mantener una relación laboral transparente y organizada. A partir de 2021, además, es obligatorio emitir y reportar la nómina electrónica a la DIAN, lo que implica nuevos retos y oportunidades de automatización para las empresas. En este módulo abordaremos los conceptos más importantes.
La nómina tiene conceptos específicos que se calculan en función de los beneficios del empleado, los valores producto del cálculo de esos conceptos pueden representar beneficios para el empleado y algunos varían según sea el valor del sueldo, estos son:
Salario Básico
Es la remuneración fija que recibe el trabajador por prestar sus servicios durante una jornada laboral.
Horas Extra
Pagos adicionales por trabajar más allá de la jornada ordinaria. Se dividen en:
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Hora extra diurna
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Hora extra nocturna
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Hora extra dominical o festiva
Recargo Nocturno
Pago adicional por laborar entre las 9:00 p.m. y las 6:00 a.m., sin que exceda la jornada legal.
Recargo Dominical y Festivo
Pago adicional por trabajar en domingos o días festivos. Se paga un recargo del 75% sobre el valor de la hora ordinaria.
Auxilio de Transporte
Subsidio otorgado a los trabajadores que ganan hasta dos salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV), para facilitar su transporte hacia el lugar de trabajo.
Vacaciones
Derecho del trabajador a disfrutar de 15 días hábiles de descanso remunerado por cada año trabajado.
Cesantías
Prestación social equivalente a un mes de salario por cada año laborado. Se consignan al fondo de cesantías en febrero del siguiente año.
Intereses a las Cesantías
Pago del 12% anual sobre el valor de las cesantías, entregado directamente al trabajador en enero.
Prima de Servicios
Prestación social equivalente a 15 días de salario por semestre trabajado, pagada en junio y diciembre.
Aportes a Seguridad Social
Descuentos y pagos obligatorios para garantizar la cobertura de salud, pensión y riesgos laborales:
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Salud (4% trabajador / 8.5% empleador)
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Pensión (4% trabajador / 12% empleador)
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ARL (solo empleador, depende del nivel de riesgo)
Parafiscales
Aportes que hace el empleador a entidades como:
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SENA
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ICBF
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Cajas de Compensación Familiar
Retención en la Fuente
Descuento que aplica el empleador sobre el salario del trabajador, según tablas definidas por la DIAN, para adelantar el impuesto de renta.
Incapacidades
Reconocimientos económicos cuando el trabajador no puede laborar por motivos médicos. Dependiendo de la causa (enfermedad común, accidente laboral, etc.), los paga la EPS, ARL o el empleador.
Licencias
Tiempo otorgado al trabajador con o sin remuneración por razones legales (maternidad, paternidad, luto, etc.).
Embargos de Nómina
Descuentos ordenados por una autoridad judicial sobre el salario del trabajador, para saldar deudas.
Hay varios tipos de nómina, estos se clasifican según peridiocidad, tipo de contrato, entre otras, a continuación enumeramos las más relevantes:
Estructura por tipo de contrato
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Nómina para empleados de planta (indefinido)
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Nómina para empleados a término fijo
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Nómina para aprendices o practicantes
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Nómina para contratistas (honorarios o servicios)
Estructura por periodicidad
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Nómina mensual
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Nómina quincenal
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Nómina semanal
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Nómina diaria
Estructura por ubicación o sede
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Nómina por sucursal (ej. Bogotá, Medellín, Cali)
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Nómina por país (en empresas multinacionales)
Estructura por área funcional o departamento
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Nómina administrativa
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Nómina operativa
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Nómina comercial
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Nómina de producción
Estructura por tipo de salario
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Salario fijo
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Salario variable (por comisión, bonificaciones)
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Mixto (base + variable)
Estructura para pagos especiales
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Nómina de liquidación
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Nómina de vacaciones
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Nómina de primas
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Nómina de cesantías
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Nómina de bonificaciones
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Nómina retroactiva o de ajustes
Estructura para categorías específicas
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Nómina de directivos o alta gerencia
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Nómina sindicalizada
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Nómina de personal extranjero
Existe un conjunto de normas que regulan la nómina, el cálculo de esta y las sanciones y beneficios para los empleados o empleadores, estas son algunas de ellas:
Código Sustantivo del Trabajo, Art. 127
Define qué se considera salario y qué no lo es, incluyendo bonificaciones habituales.
Código Sustantivo del Trabajo, Art. 159 a 168
Regula el trabajo suplementario y de horas extras, indicando límites y recargos.
Código Sustantivo del Trabajo, Art. 160 y Decreto 2351 de 1965
Establecen la jornada laboral y el recargo por trabajo nocturno.
Código Sustantivo del Trabajo, Art. 179 a 183
Determinan el pago por trabajo en domingos y festivos, así como descansos compensatorios.
Ley 15 de 1959 y Decretos anuales sobre el valor del auxilio de transporte
Regulan el auxilio de transporte para trabajadores que devengan hasta dos SMMLV.
Código Sustantivo del Trabajo, Art. 186 a 192
Regula las vacaciones anuales remuneradas por cada año de servicios.
Ley 50 de 1990, Art. 99 y siguientes
Regula el pago de cesantías y el traslado a fondos privados.
Ley 52 de 1975
Establece el pago de intereses sobre las cesantías a una tasa del 12% anual.
Ley 1788 de 2016
Garantiza el pago de la prima de servicios a los trabajadores del servicio doméstico y refuerza el derecho para todos los empleados.
Ley 100 de 1993 y Decreto 1072 de 2015 (Libro 2, Parte 2, Título 4)
Establecen el Sistema de Seguridad Social Integral: salud, pensión y riesgos laborales.
Ley 21 de 1982
Obliga al empleador a pagar aportes parafiscales al SENA, ICBF y Cajas de Compensación.
Estatuto Tributario, Art. 383 y 384
Regulan la retención en la fuente sobre pagos laborales.
Decreto 780 de 2016 y Ley 100 de 1993
Regulan incapacidades por enfermedad común (EPS), y riesgos laborales (ARL).
Código Sustantivo del Trabajo, Art. 236 a 239, 57 y 57A
Regulan licencias como: maternidad, paternidad, luto, calamidad doméstica, entre otras.
Código General del Proceso, Art. 594
Establece los límites y procedimiento para el embargo de salarios por orden judicial.
Nómina legal básica
Cumplimiento mínimo exigido por la ley colombiana
Salario base
Pago del salario mínimo legal o pactado en contrato.
Prestaciones sociales
Incluye cesantías, intereses a las cesantías, prima de servicios y vacaciones.
Aportes obligatorios
Parafiscales (SENA, ICBF, CCF) y seguridad social (salud, pensión, ARL).
Nómina extendida o estratégica
Búsqueda de motivación
Beneficios extralegales
Auxilios de alimentación, bonos, seguros, etc.
Flexibilidad laboral
Jornadas flexibles, teletrabajo, modalidades de contrato variadas.
Incentivos y bonificaciones
Comisiones, bonificaciones por desempeño, reconocimientos no salariales.
Comparativos comunes en la gestión de nómina en Colombia
Al gestionar la nómina en una empresa colombiana, es fundamental comprender las distintas estructuras contractuales y modelos de liquidación que pueden aplicarse. A continuación, se presentan tres comparativos clave que ayudan a tomar decisiones estratégicas y legales más informadas en el manejo del talento humano.
La diferencia entre un contrato a término fijo y uno a término indefinido radica principalmente en la duración y estabilidad del vínculo laboral. El contrato a término fijo tiene una fecha de finalización determinada y se renueva de forma explícita, lo que le da menos estabilidad al trabajador. Por su parte, el contrato indefinido no tiene una fecha límite, ofreciendo mayor continuidad y estabilidad laboral, además de una indemnización más elevada en caso de terminación sin justa causa.
En cuanto a la nómina integral versus la nómina tradicional, la primera agrupa en un solo pago el salario base junto con todos los conceptos prestacionales (prima, cesantías, vacaciones e intereses), y aplica únicamente para trabajadores que devengan más de 13 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). La nómina tradicional, en cambio, desglosa y liquida cada componente por separado, siendo más común y obligatoria para quienes ganan menos de ese umbral o tienen un esquema convencional de contratación.
Por último, al comparar el personal directo con el personal tercerizado, la diferencia está en la relación contractual. El personal directo es contratado y gestionado por la empresa, con control total sobre sus condiciones laborales y obligaciones legales. En cambio, el personal tercerizado pertenece a otra entidad (una empresa de servicios temporales o outsourcing), y aunque presta sus servicios a la organización, su empleador es otro. Esto puede reducir la carga administrativa, pero también implica menor control directo y ciertos riesgos en materia de cumplimiento normativo.
Otros conceptos esenciales en la estructura de nómina
Además de los tipos de contrato y esquemas de liquidación, existen otros elementos importantes que inciden en la correcta administración de la nómina en Colombia. Estos aspectos permiten una gestión más precisa y ajustada a la normativa vigente y a las particularidades de cada organización.
Uno de ellos es la periodicidad de la nómina, que puede ser mensual, quincenal o semanal, dependiendo del acuerdo laboral o del sector económico. Aunque la mayoría de empresas en Colombia paga de forma mensual, algunos sectores como el comercial o el de servicios temporales optan por ciclos más cortos para mejorar el flujo de caja del trabajador.
También es importante tener en cuenta las novedades de nómina, que incluyen ausencias, incapacidades, licencias, horas extras, recargos y otras variaciones que afectan el cálculo del pago. Estas deben registrarse con precisión y a tiempo para evitar errores en la liquidación, ya que impactan directamente en el salario y en los aportes a seguridad social.
Finalmente, el uso de software de nómina como Odoo permite automatizar estos procesos, garantizar el cumplimiento normativo y reducir el margen de error. Este tipo de herramientas facilita la generación de reportes, autoliquidaciones, comprobantes de pago y archivos para la DIAN, aportando eficiencia y trazabilidad en la gestión del recurso humano.